I duplicati nei database rappresentano un problema ricorrente per molte aziende, causando costi inutili e perdite di produttività. Sebbene inizialmente invisibile, questo fenomeno può compromettere l’efficienza dei processi interni e ostacolare il processo decisionale.
Perché si accumulano duplicati nei database?
Le aziende, siano esse piccole o grandi, si trovano spesso a gestire un flusso costante di dati provenienti da varie fonti: vendite, acquisti, magazzino, CRM, ecc. Tuttavia, errori umani o problematiche di sistema possono rapidamente portare alla creazione di duplicati. Ecco le principali cause:
1. Errori umani nell’inserimento dei dati
Gli errori d’inserimento sono una delle cause più comuni della presenza di duplicati nei database. Ad esempio, una referenza prodotto può essere inserita due volte a causa di un errore di battitura, di uno spazio in più o della scarsa attenzione ai dettagli.
2. Fusioni di database
Quando due database vengono fusi—ad esempio in caso di acquisizione o partnership—è comune che registrazioni simili ma leggermente diverse risultino duplicate.
3. Assenza di un sistema efficace di deduplicazione
Senza strumenti dedicati per identificare e rimuovere i duplicati, diventa difficile per un’azienda mantenere proattivamente pulito il proprio database. Di conseguenza, i duplicati persistono inosservati.
4. Variazioni nella nomenclatura dei dati
Differenze nel modo in cui vengono strutturate le informazioni, come i nomi dei prodotti o i codici interni, possono creare duplicati, rendendo la gestione di scorte e vendite particolarmente complessa.
L’impatto dei duplicati sulle prestazioni aziendali
I duplicati nei database non sono solo un problema minore. Possono avere conseguenze gravi che impattano diversi aspetti dell’azienda.
1. Riduzione della produttività del team
I dipendenti sono costretti a dedicare tempo alla ricerca e correzione degli errori, rallentando così i processi operativi e causando perdite di produttività.
2. Errori nella gestione delle scorte
I duplicati possono distorcere le previsioni di magazzino, portando a errori nei riordini o a carenze inattese in stock. Questi errori possono causare sovrapproduzione o mancanze, compromettendo la redditività.
3. Aumento dei costi operativi
La gestione dei duplicati porta spesso a costi aggiuntivi. Ad esempio, un prodotto presente con più referenze può generare acquisti inutili o stock eccessivi, aumentando così i costi di stoccaggio.
4. Un ostacolo all'innovazione e alla trasformazione digitale
Dati mal organizzati e pieni di duplicati rallentano l’automatizzazione dei processi e l’utilizzo dei dati nell’intelligenza artificiale o negli strumenti di Business Intelligence. Questo impedisce all’azienda di valorizzare i propri dati per innovare.
Come evitare ed eliminare i duplicati nei tuoi database
Per fortuna esistono soluzioni che consentono di individuare, eliminare e prevenire la comparsa di duplicati nei tuoi sistemi. Una di queste è mykheoos, una piattaforma SaaS sviluppata da kheoos, progettata per ottimizzare la gestione delle referenze e delle scorte pulendo contestualmente i database.
1. Identificazione dei duplicati
mykheoos sfrutta un’intelligenza artificiale avanzata per analizzare e individuare duplicati nel tuo database. Grazie al suo preciso algoritmo di confronto, la piattaforma identifica referenze identiche o simili, anche se registrate in modo diverso.
2. Rimozione o fusione dei duplicati
Una volta identificati i duplicati, mykheoos consente di fonderli o eliminarli automaticamente, assicurando così un database pulito ed efficiente. Questo processo semplifica la gestione dello stock, migliora la previsione e riduce gli errori legati a referenze ridondanti.
3. Ottimizzazione delle scorte dormienti con kheoos market
Un altro vantaggio della piattaforma mykheoos è la sua capacità di ottimizzare la gestione delle scorte dormienti. Identificando gli articoli inutilizzati o mal registrati, mykheoos consente di rivendere prodotti eccedentari su kheoos market, un marketplace dedicato. Questo aiuta a ridurre le perdite finanziarie legate a stock non valorizzato.
Prevenire i duplicati: buone pratiche da adottare
Per evitare che i duplicati si ripresentino, è essenziale agire con un approccio proattivo e introdurre alcune pratiche nella propria organizzazione.
-
Normalizzazione dei dati
L’introduzione di regole di normalizzazione è fondamentale per garantire un inserimento uniforme delle referenze prodotto ed evitare variazioni che potrebbero generare duplicati. -
Pulizia automatizzata dei dati
L’automazione è una soluzione chiave per mantenere la qualità dei dati. Strumenti come mykheoos puliscono costantemente il database, assicurando che non rimangano duplicati. -
Sensibilizzazione e formazione dei dipendenti
Formare i team alla corretta immissione dei dati e all’utilizzo di strumenti di rilevamento dei duplicati è cruciale per prevenire problematiche a lungo termine legate agli errori umani.
Conclusione: eliminare i duplicati per ottimizzare le prestazioni
I duplicati nei database rappresentano una minaccia per efficienza, produttività e redditività. Provocano errori nella gestione dello stock, aumentano i costi e rallentano l’innovazione. Tuttavia, con strumenti come mykheoos di kheoos, è possibile rilevare ed eliminare efficacemente questi duplicati, ottimizzando anche la gestione delle scorte dormienti.
Vuoi ricevere una notifica quando vengono pubblicati nuovi articoli? Compila il modulo!
