Duplicados em bases de dados são um problema recorrente para muitas empresas, gerando custos desnecessários e perdas de produtividade. Embora inicialmente invisível, este fenómeno pode comprometer a eficiência dos processos internos e dificultar a tomada de decisão.
Por que os duplicados se acumulam nas bases de dados?
As empresas, sejam de pequena ou grande dimensão, enfrentam muitas vezes um afluxo constante de dados provenientes de várias fontes: vendas, compras, stocks, CRM, etc. No entanto, erros humanos ou problemas sistémicos podem rapidamente originar duplicados. Eis as principais causas:
1. Erros humanos na introdução de dados
Os erros de introdução de dados são uma das causas mais frequentes de duplicados em bases de dados. Por exemplo, uma referência de produto pode ser registada duas vezes devido a um erro de digitação, um espaço extra ou falta de rigor.
2. Fusão de bases de dados
Quando duas bases de dados são fundidas – por exemplo, em situações de aquisição ou parceria – é frequente que registos semelhantes, ainda que ligeiramente diferentes, sejam duplicados.
3. Ausência de sistema de desduplicação eficaz
Sem ferramentas dedicadas para identificar e remover duplicados, torna-se difícil para uma empresa manter a base de dados limpa de forma proativa. Assim, os duplicados persistem sem serem detetados.
4. Variações na nomenclatura dos dados
As diferenças na forma como as informações são estruturadas, como nomes de produtos ou códigos internos, podem criar duplicados, tornando a gestão de stocks e de vendas especialmente complexa.
Os impactos dos duplicados no desempenho das empresas
Os duplicados em bases de dados não são apenas um problema menor. Podem trazer consequências graves, afetando vários aspetos da empresa.
1. Uma redução da produtividade das equipas
Os colaboradores devem dedicar tempo à identificação e correção de erros, o que abranda os processos operacionais e gera uma perda de produtividade.
2. Erros na gestão de stocks
Os duplicados podem deturpar as previsões de stocks, causando erros no reabastecimento ou ruturas de stock imprevistas. Estes erros podem dar origem a excesso de stocks ou a faltas, prejudicando a rentabilidade.
3. Aumento dos custos operacionais
A gestão de duplicados origina frequentemente custos adicionais. Por exemplo, um produto registado sob múltiplas referências pode provocar compras desnecessárias ou stocks excessivos, aumentando assim os custos de armazenagem.
4. Um entrave à inovação e à transformação digital
Dados mal organizados e sobrecarregados de duplicados abrandam a automação de processos e a exploração de dados em ferramentas de inteligência artificial ou Business Intelligence. Isto impede a empresa de aproveitar os dados para inovar.
Como evitar e eliminar duplicados nas bases de dados
Felizmente, existem soluções capazes de identificar, eliminar e prevenir o aparecimento de duplicados nos sistemas. Uma destas soluções é a mykheoos, uma plataforma SaaS desenvolvida pela empresa kheoos, concebida para otimizar a gestão de referências e stocks ao mesmo tempo que procede à limpeza das bases de dados.
1. Identificação de duplicados
mykheoos utiliza inteligência artificial avançada para analisar e detetar duplicados na base de dados. Graças ao seu algoritmo de comparação precisa, a plataforma identifica referências idênticas ou semelhantes, mesmo que inscritas de forma diferente.
2. Eliminação ou fusão dos duplicados
Depois de identificados os duplicados, mykheoos permite fundi-los ou eliminá-los automaticamente, garantindo assim uma base de dados limpa e eficiente. Este processo simplifica a gestão de stocks, melhora a previsão e reduz os erros ligados a referências redundantes.
3. Otimização dos stocks parados com o kheoos market
Outra vantagem da plataforma mykheoos é a capacidade de otimizar a gestão de stocks parados. Ao identificar artigos não utilizados ou mal referenciados, a mykheoos permite a revenda destes produtos excedentes no kheoos market, uma marketplace dedicada. Isto reduz as perdas financeiras associadas a stocks não valorizados.
Prevenir o aparecimento de duplicados: boas práticas a adotar
Para evitar o reaparecimento de duplicados, é crucial adotar uma abordagem proativa e implementar determinadas práticas na organização.
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Normalização de dados
A implementação de regras de normalização dos dados é essencial para uniformizar o registo das referências de produtos e evitar variações suscetíveis de originar duplicados. -
Automatização da limpeza de dados
A automatização é uma solução chave para manter a qualidade dos dados. Ferramentas como a mykheoos permitem uma limpeza contínua da base de dados, assegurando a inexistência de duplicados persistentes. -
Sensibilização e formação das equipas
A formação das equipas para o correto registo dos dados e para a utilização das ferramentas de deteção de duplicados é fundamental para evitar que erros humanos causem problemas a longo prazo.
Conclusão: eliminar duplicados para otimizar o desempenho
Os duplicados em bases de dados representam uma ameaça para a eficiência, produtividade e rentabilidade das empresas. Causam erros na gestão de stocks, aumentam custos e travam a inovação. No entanto, com ferramentas como a mykheoos da kheoos, é possível detetar e eliminar eficazmente esses duplicados, otimizando simultaneamente a gestão de stocks parados.
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