Veritabanlarında yinelenen kayıtlar birçok şirket için tekrarlayan bir sorundur, gereksiz maliyetlere ve verimlilik kayıplarına yol açar. Başlangıçta görünmez olsa da, bu durum iç süreçlerin etkinliğini zayıflatabilir ve karar alma mekanizmasını olumsuz etkiler.
Veritabanlarında yinelenen kayıtlar neden birikir?
Şirketler, küçük ya da büyük ölçekli olsun, genellikle satış, satın alma, stok, CRM gibi çeşitli kaynaklardan sürekli bir veri akışı ile karşı karşıyadır. Ancak, insan hataları veya sistematik sorunlar hızla yinelenen kayıtların oluşmasına yol açabilir. Temel nedenler şunlardır:
1. Veri girişinde insan hataları
Veri girme hataları, veritabanlarında yinelenen kayıtların en sık rastlanan sebeplerinden biridir. Örneğin, bir ürün referansı, yazım hatası, gereksiz bir boşluk veya yeterli titizlik eksikliği nedeniyle iki kez girilebilir.
2. Veritabanı birleştirme
İki veritabanı birleştirildiğinde – örneğin, bir satın alma veya iş ortaklığı sırasında – benzer ancak az da olsa farklı kayıtların çoğaltılması yaygın bir durumdur.
3. Etkili bir yinelenen kayıt giderme sistemi eksikliği
Yinelenen kayıtları tanımlama ve silme işlemlerine özel araçlar olmadan bir şirketin veri tabanını proaktif şekilde temizlemesi zorlaşır. Bu nedenle yinelenen kayıtlar tespit edilmeden kalmaya devam eder.
4. Veri adlandırmasında farklılıklar
Ürün adları veya iç kodlar gibi bilgilerin yapılandırılma biçimindeki farklılıklar, yinelenen kayıtlara neden olabilir ve stok ve satış yönetimini özellikle karmaşık hale getirebilir.
Yinelenen kayıtların şirket performansına etkisi
Veritabanlarında yinelenen kayıtlar yalnızca küçük bir sorun değildir. Şirketin çeşitli alanlarını etkileyen ciddi sonuçlara yol açabilir.
1. Ekip verimliliğinde azalma
Çalışanlar, hataları aramak ve düzeltmek için ekstra zaman harcamak zorunda kalır; bu da operasyonel süreçleri yavaşlatır ve verimlilik kaybına yol açar.
2. Stok yönetiminde hatalar
Yinelenen kayıtlar, stok tahminlerini bozabilir; bu da tedarik hatalarına veya beklenmedik stok yetersizliklerine sebep olur. Bu hatalar, aşırı stok ya da eksikliklere yol açarak kârlılığı olumsuz etkiler.
3. İşletme maliyetlerinde artış
Yinelenen kayıtların yönetimi çoğu zaman ek maliyetler doğurur. Örneğin, farklı referanslar altında görünen bir ürün, gereksiz satın alımlara veya aşırı stoklara sebep olarak depolama maliyetlerini artırabilir.
4. İnovasyon ve dijital dönüşümde engel
Kötü organize edilmiş ve yinelenen kayıtlarla dolu veriler, süreç otomasyonunu ve yapay zekâ veya Business Intelligence araçlarında veri kullanımını yavaşlatır. Bu da işletmenin verilerinden inovasyon amacıyla yararlanmasını engeller.
Veritabanlarınızda yinelenen kayıtları nasıl önleyebilir ve ortadan kaldırabilirsiniz
Neyse ki, sistemlerinize yinelenen kayıtların eklenmesini tespit edecek, ortadan kaldıracak ve önleyecek çeşitli çözümler bulunmaktadır. Bu çözümlerden biri, veri tabanlarını temizlerken referans ve stok yönetimini optimize etmek amacıyla mykheoos tarafından geliştirilen, SaaS platformu olan mykheoos’tur.
1. Yinelenen kayıtların tespiti
mykheoos, veri tabanlarınızda yinelenen kayıtları analiz etmek ve tespit etmek amacıyla gelişmiş bir yapay zekâ kullanır. Hassas karşılaştırma algoritması sayesinde, platform farklı biçimlerde kaydedilmiş olsa bile, aynı veya benzer referansları kolaylıkla belirler.
2. Yinelenen kayıtların silinmesi veya birleştirilmesi
Yinelenen kayıtlar tespit edildikten sonra mykheoos, bu kayıtların birleştirilmesini veya otomatik olarak silinmesini sağlayarak temiz ve verimli bir veri tabanı sunar. Bu işlem, stok yönetimini kolaylaştırır, tahminleri iyileştirir ve yinelenen referanslara bağlı hataları azaltır.
3. kheoos market ile atıl stokların optimizasyonu
mykheoos platformunun bir diğer avantajı, atıl stok yönetiminin optimize edilme imkânıdır. Kullanılmayan veya hatalı referanslanmış ürünlerin tespit edilmesiyle, mykheoos sayesinde fazla ürünler kheoos market adlı özel bir pazaryerinde satışa sunulabilir. Bu, değeriyle yansıtılmamış stoklara bağlı finansal kayıpların azaltılmasına katkı sağlar.
Yinelenen kayıtları önleme: Benimsenmesi gereken en iyi uygulamalar
Yinelenen kayıtların tekrar oluşmasını engellemek için, proaktif bir yaklaşım benimsemek ve organizasyonda bazı uygulamaları hayata geçirmek büyük önem taşır.
-
Veri standardizasyonu
Veri girişlerinde ürün referanslarının tutarlılığını sağlamak ve yinelenen kayıtların oluşumuna yol açan farklılıkları önlemek için veri standardizasyon kurallarının belirlenmesi gereklidir. -
Otomatik veri temizleme
Veri kalitesini korumak için otomasyon anahtardır. mykheoos gibi araçlar, veri tabanını sürekli olarak temizler ve hiçbir yinelenen kaydın kalmamasını sağlar. -
Çalışan farkındalığı ve eğitimi
Ekiplerin doğru veri giriş kuralları ve yinelenen kayıt tespit araçlarının kullanımı konusunda eğitilmesi, insan hatalarına bağlı uzun vadeli sorunların önüne geçmek için kritiktir.
Sonuç: Performansı optimize etmek için yinelenen kayıtların ortadan kaldırılması
Veritabanlarında yinelenen kayıtlar; etkinlik, verimlilik ve kârlılık açısından tehdit oluşturur. Stok yönetiminde hatalara, maliyet artışına ve inovasyonun yavaşlamasına sebep olur. Ancak kheoos firmasının mykheoos gibi araçları sayesinde, bu kayıtlar etkili biçimde tespit edilip ortadan kaldırılabilir ve atıl stok yönetimi optimize edilebilir.
Yeni makaleler yayımlandığında bildirim almak ister misiniz? Formu doldurunuz.
