Inventário de fim de ano: tornar fiáveis os seus dados de peças
No fim de cada ano, o mesmo ritual regressa aos armazéns de peças de manutenção: contar, reconciliar, explicar as divergências. E todos os anos, o inventário traz à luz os mesmos problemas: artigos duplicados, referências que já não se encontram, peças presentes na prateleira mas impossíveis de encontrar na GMAO. Corrige-se o que é possível antes do fecho e depois o dia a dia volta a tomar conta de tudo.
E se, desta vez, o inventário servisse de ponto de partida para dados de peças finalmente fiáveis, sem montar um projeto de dados interno?
O que o inventário revela e que ninguém tem tempo para corrigir
O inventário é o único momento do ano em que se confronta verdadeiramente o stock físico com os dados. É aí que surgem as divergências: um rolamento codificado três vezes com três designações diferentes, um variador registado com a referência de um distribuidor e não com a do fabricante, uma peça comprada de urgência há dois anos e nunca associada ao artigo certo.
Estas divergências não resultam de uma má gestão. Acumulam-se naturalmente quando os dados vivem em várias fontes (GMAO, ERP, ficheiros Excel, catálogos de fornecedores) e cada site tem os seus próprios hábitos de codificação. Num grupo industrial de 18 sites que acompanhámos, cerca de um artigo em cada cinco revelou-se um duplicado.
O problema é que corrigir estes dados exige um tempo que nem as equipas de manutenção nem os armazenistas têm, sobretudo em pleno período de fecho.
O verdadeiro custo de um dado de peça aproximado
Um dado aproximado não se vê num painel de controlo, mas custa caro. Os estudos do setor industrial e da distribuição estimam o custo de gestão de uma linha de stock entre 10 e 50 € por ano. Cada duplicado é uma linha a mais para gerir, armazenar e inventariar.
A este custo direto somam-se custos menos visíveis: o técnico que procura a referência certa enquanto uma linha está parada, o comprador que volta a encomendar uma peça já existente noutro site, a obsolescência descoberta no dia da avaria. No final, é a confiança nos dados de manutenção que se erode.
Aproveitar o inventário em vez de lançar um projeto de dados
O inventário já produz aquilo de que precisamos: exportações atualizadas e uma revisão do stock físico. Com o mykheoos, essas exportações bastam. Confia-nos os seus dados e nós tratamos do resto.
Concretamente, a kheoos consolida as suas diferentes fontes, deteta os duplicados entre artigos e entre sites e identifica a referência do fabricante escondida atrás das referências internas ou dos fornecedores. O pivô comum é simples: a marca e a referência do fabricante, as mesmas seja qual for a fábrica ou o sistema. Não valida cada linha: decide apenas as propostas que exigem uma decisão.
No terreno: mykheoos App, basta a foto da placa
Algumas peças continuam impossíveis de identificar apenas a partir dos dados: designação demasiado vaga, etiqueta apagada na GMAO, referência de fornecedor desconhecida. É aqui que entra o mykheoos App, a aplicação móvel do mykheoos.
Durante o inventário, o armazenista ou o técnico já tem a peça à sua frente. Basta fotografar a placa de características com o mykheoos App: a marca e a referência legíveis sobem diretamente para o mykheoos. Quando uma proposta exige a sua arbitragem, também a pode decidir a partir da aplicação, com a foto da peça como apoio.
O inventário torna-se assim uma oportunidade para completar os dados no momento em que já se está diante da prateleira, sem ronda adicional nem reintrodução. Não é mais um projeto, é um gesto de terreno.
Após o fecho: dados limpos nos seus sistemas
Depois de normalizados, os dados regressam às suas ferramentas, no formato que lhe convém: ligação direta aos seus sistemas ou simples exportações Excel para importar na sua GMAO ou no seu ERP. Nenhuma integração pesada é imposta à sua direção de sistemas de informação.
Começa o ano com uma visão consolidada do seu stock, duplicados identificados, referências de fabricante fiáveis e uma melhor visibilidade sobre as peças que deixaram de ser fabricadas. E as peças paradas detetadas pelo caminho podem ser revendidas através do kheoos market, sem qualquer gestão da sua parte.
Por onde começar
Não é preciso tratar todo o stock de uma só vez. Pode começar num site-piloto ou numa família de peças, com as exportações do seu inventário de fim de ano, e depois alargar a abordagem.
Está a preparar o seu inventário? Falemos antes do fecho: envie-nos as suas exportações e mostramos-lhe o que os seus dados revelam.
